Форма оценки: версия Вадима и наша версия — различия и ошибки

1. regularly scan through the schedule as widely as possible
2. Fill in gaps in the schedule, move appointments earlier
3. never offer a slot then have it occupied by others
4. always make the booking, then send a confirmation to the patient
5. confirm time, date, doctor, duration, purpose with the doctor
6. make comments comprehensible enough for a person to understand

Что требует форма: Регулярно смотреть расписания врачей в течение дня, как живое рабочее расписание.

Наша версия — как сделать на 5:

1. Утром — кто из врачей на смене, у всех ли есть медсестра, какие кабинеты заняты, сколько пациентов у каждого врача.
2. В течение дня — возвращаться к расписанию после каждого изменения, а не только утром.
3. Перед звонком врачу — всегда сначала смотреть его расписание.

Что требует форма: Замечать окна и отмены и предлагать подходящим пациентам более раннее время.

Наша версия — как сделать на 5:

1. Увидел отмену — сразу открыть лист ожидания (Waiting list) и предложить освободившееся время.
2. Каждое утро разбирать вчерашние пропуски и отмены, обновлять таблицу пропусков и отмен.
3. Не ждать, пока окно «само заполнится».

Что требует форма: Вести разговор о записи, переносе, отмене, пока вопрос не решён; не терять предложенное время.

Наша версия — как сделать на 5:

1. Предложил время — дождаться ответа; нет ответа — напомнить в тот же день.
2. При переносе — не создавать новую запись, оставив старую: сначала посмотреть историю визитов.
3. Записать в комментарий, какое время предложено и кем.

Что требует форма: Пациент согласился → внёс время в программу → проверил детали → только потом подтверждение пациенту.

Наша версия — как сделать на 5:

1. Никогда не писать «вы записаны» до того, как запись стоит в программе.
2. Перед подтверждением проговорить запись целиком: врач, дата, время, что за приём.
3. Подтверждения на завтра отправлять всем, неподтверждённым — перезвонить.

Что требует форма: Проверять врача, дату, время, цель, длительность, заметки; не копировать старую длительность.

Наша версия — как сделать на 5:

1. Длительность брать из списка клиники, а не из прошлой записи.
2. Учитывать особые правила врачей.
3. Цель визита писать конкретно.

Что требует форма: Коротко, актуально, с именем ответственного — чтобы другой сотрудник понял следующий визит.

Наша версия — как сделать на 5:

1. После консультации записать важное в заметки ресепшена: дата / кто пишет / что важно.
2. Писать так, чтобы понял человек, которого в тот день не было на смене.
3. Удалять устаревшее, не копировать старый комментарий.

1. scan the entire Whatsapp and make sure no patient was left without a response.
2. respond within the same business day; if the issue can't be resolved on that day, respond anyway.
3. do not give medical advise
4. resolve the task list promptly
5. prioritize urgent tasks

Что требует форма: Несколько раз за смену проверять неотвеченные сообщения и незаконченные разговоры.

Наша версия — как сделать на 5:

1. Утром — все сообщения со вчерашнего дня, ни одного без ответа (по чек-листу — отвечать только уже существующим пациентам).
2. Потом — проверять каналы по кругу несколько раз за смену, а не «когда пришло уведомление».
3. Перед уходом — ещё раз: не осталось ли незаконченного.

Что требует форма: Если ресепшен может ответить — отвечать в тот же рабочий день.

Наша версия — как сделать на 5:

1. Отвечать в тот же день всегда, даже если окончательного ответа ещё нет: «уточняю, вернусь до …».
2. Отвечать подробно, не одним словом.

Что требует форма: Понять, что нужен врач; не отвечать за врача; сказать, когда врач будет; довести до ответа.

Наша версия — как сделать на 5:

1. Фраза пациенту: «Доктор будет доступен в такие-то дни, мы уточним у него и вернёмся с полным ответом».
2. Сомневаешься — лучше спросить врача.
3. Вопросы по ортодонтии — только доктору Нане; в её выходной так и сказать пациенту.
4. Врач не ответил — записать в таблицу задач и вести до ответа.

Что требует форма: В задаче: кто пациент, кто ответственный, суть, что сделать, что дальше, срочность, что сказать пациенту.

Наша версия — как сделать на 5:

1. Заполнять все колонки таблицы задач: дата, задача, врач, администратор, срочность (срочно / обычно), статус, срок, комментарий.
2. Номер пациента — в начале задачи.
3. Писать, что именно нужно сделать и что потом сообщить пациенту.

Что требует форма: В течение дня проверять задачи, вести до полного решения и следить, чтобы ответ дошёл до пациента.

Наша версия — как сделать на 5:

1. Утром — задачи со вчера.
2. Днём — проверять открытые задачи несколько раз.
3. Закрывать задачу только когда пациент получил ответ, а не когда «передал врачу».

Что требует форма: Отличать срочное от обычного, правильно передать, не советовать самому, получить указание, записать итог.

Наша версия — как сделать на 5:

1. Экстренный случай — связаться с врачом напрямую.
2. Слишком срочно, чтобы ждать врача, — к медсестре.
3. Советовать пациенту только то, что сказал врач, и записать, кто что сказал.
4. В задаче ставить срочность «срочно».

1. always call the doctor when the patient is here
2. always inform doctors and patients about delays
3. inform doctors about every issue with patients because it affects treatment which is their direct responsibility
4. inform Dr. Iurii about issues with doctors

Что требует форма: Нужный врач знает о приходе пациента; важное передаётся ему напрямую.

Наша версия — как сделать на 5:

1. Пациент пришёл — сразу отметить «пришёл» в программе.
2. Позвонить в кабинет по внутреннему телефону: «Пациент такой-то пришёл, ожидает».
3. Вызвать медсестру, чтобы забрала пациента.
4. Не считать, что врач «и так видит».

Что требует форма: Корректно связаться с врачом, без лишних звонков, сказать пациенту время ожидания, учесть следующих пациентов.

Наша версия — как сделать на 5:

1. Перед звонком — посмотреть расписание врача.
2. Один звонок или к медсестре, а не пять звонков подряд.
3. Пациенту — честное время ожидания.
4. Предупредить следующих пациентов, если сдвигается.

Что требует форма: Быстро сообщать об опоздании пациента, конфликте, страховке, отказе подписать документы, утренних отменах, изменениях расписания.

Наша версия — как сделать на 5:

1. Пациент опаздывает — сразу врачу.
2. Пациент отказывается подписывать согласие на медицинскую базу (NABIDH) — сообщить Диане и доктору Юрию.
3. Отказ дать экстренный контакт — сообщить Диане и Катише.
4. Утренние отмены и изменения расписания — врачу сразу, не в конце дня.

Что требует форма: По пациенту — к лечащему врачу; к доктору Юрию (главный врач) — когда нужна общая координация или вопрос с врачами не решён.

Наша версия — как сделать на 5:

1. Сначала — лечащий врач.
2. К доктору Юрию — только если вопрос не решается или касается нескольких врачей.
3. Блокировать расписание врача — только после сообщения доктора Юрия.

1. do not after treatment plans [так написано; по смыслу «alter» — изменять]
2. • [пустая строка, текста нет]
3. remind and push doctors to generate treatment plans

Что требует форма: Отправлять план лечения только по поручению врача и ничего в нём не менять.

Наша версия — как сделать на 5:

1. Отправлять пациенту только то, что дал врач.
2. Подписанные планы лечения и рассрочки загружать в профиль пациента, бумажный экземпляр — в конверт.
3. Вопросы по плану — врачу, не объяснять своими словами.

Что требует форма: Передать дальнейшую работу по плану лечения в отдел продаж и убедиться, что передача состоялась.

Наша версия — как сделать на 5:

1. Передать — и получить подтверждение, что продажи взяли пациента.
2. Новый пациент по телефону — переводить в отдел продаж.
3. Вечером — отчёт по продажам за день в WhatsApp.

Что требует форма: Напомнить врачу, создать или обновить задачу, передать в продажи, когда план готов.

Наша версия — как сделать на 5:

1. Плана нет — напомнить врачу и завести задачу в таблице.
2. В 13:00 — проверять таблицы планов лечения (ежемесячный мониторинг).
3. План готов — сразу в продажи.

1. the doctor releases the invoice, all questions go out to him after you take the payment
2. [зачёркнуто Вадимом] There are appointments in a treatment plan that require separate reimbursing
3. do not release a patient without a doctor's confirmation there is no payment due for the past appointment.
4. always check for a relevant payment plan
5. confirm that an appointment isn't split into multiple invoices (happens when multiple procedures are conducted)
6. always check the source rather than words or notes

Что требует форма: Не менять лечение, сумму, счёт и скидку; споры — обратно врачу.

Наша версия — как сделать на 5:

1. Сумма — только из счёта врача.
2. Пациент спорит или просит скидку — к врачу, не решать самому.

Что требует форма: Если счёта нет — спросить врача, нужна ли оплата, прежде чем отпустить пациента.

Наша версия — как сделать на 5:

1. Нет счёта — не отпускать молча: спросить врача.
2. Без счёта деньги не брать.

Что требует форма: Проверять план оплаты, график, историю счетов, последний и следующий платёж, просрочку, остаток.

Наша версия — как сделать на 5:

1. Перед визитом ортодонтического пациента — посмотреть таблицу элайнеров: сколько оплачено, какой остаток.
2. На фиксацию приглашать, когда оплачено 2 платежа, а 3-й — в день фиксации.
3. Оплату для начала лечения — с пометкой счёта и в таблицу элайнеров.

Что требует форма: Проверять, нужен ли отдельный счёт за гигиену, лечение, хирургию и другое дополнительное лечение.

Наша версия — как сделать на 5:

1. Пациент сделал два вида лечения — проверить, есть ли счёт за каждое.
2. Стоимость гигиены называть только по актуальному прайсу клиники.

Что требует форма: Не верить заметке «оплачено» — смотреть реальные записи и выяснить расхождения до ухода пациента.

Наша версия — как сделать на 5:

1. Перед уходом пациента — открыть его счета и баланс в программе.
2. В 18:00 — проверить остатки, карта и наличные должны сойтись до ухода.

1. check the insurance details on Dok 32
2. never imagine information when it comes to insurance
3. attach all pre-approvals in a patient's document section.

Что требует форма: Данные страховки полные, актуальные и совпадают с документами — до страхового счёта.

Наша версия — как сделать на 5:

1. Каждый раз проверять, действует ли страховка, в системе JET.
2. Новый пациент — полное имя, Emirates ID, номер страхователя.
3. Покрытие пациенту не обещать, пока не проверено.

Что требует форма: Не гадать; обращаться к страховому координатору, дать документы, довести до исправления профиля.

Наша версия — как сделать на 5:

1. Чего-то не хватает — не угадывать, а спросить страхового координатора.
2. Передать документы и проверить, что профиль исправили.

Что требует форма: Прикреплять одобрение в документы нужного пациента и проверять, что файл открывается.

Наша версия — как сделать на 5:

1. Получил одобрение — сразу прикрепить в профиль пациента, туда же, где Emirates ID и планы оплат.
2. Открыть файл и убедиться, что он открывается.

1. do not take liberty to approve, refuse, charge or discount treatment
2. do not make promises to patient, always excuse yourself to confirm
3. demonstrate responsibility, accuracy, follow-through, adherence to clinical procedures

Что требует форма: Не одобрять и не отказывать самому; пройти цепочку согласования до подтверждения записи.

Наша версия — как сделать на 5:

1. Пациент просит бесплатно или особые условия — не решать самому, передать на согласование.
2. Записывать только после согласования.

Что требует форма: Не рассказывать, кто внутри согласовывает; не обещать и не отказывать самому; вежливо сказать, что нужно подтверждение.

Наша версия — как сделать на 5:

1. Фраза пациенту: «Я уточню этот вопрос и вернусь к вам с ответом».
2. Не называть, кто будет решать, и не обещать результат.

Что требует форма: Держать под контролем расписание, переписку, задачи, записи, оплаты, страховки, согласования, передачи; доводить до конца.

Наша версия — как сделать на 5:

1. Работать по чек-листу открытия смены.
2. Делать 4 ежедневных отчёта к закрытию дня.
3. Принцип клиники: сначала проверить → решить самому, если можно → просить помощи только при необходимости.