Форма оценки администратора: как получить 5

Что требует форма: Регулярно смотреть расписания врачей в течение дня, как живое рабочее расписание.

Как сделать на 5:

1. Утром — кто из врачей на смене, у всех ли есть медсестра, какие кабинеты заняты, сколько пациентов у каждого врача.
2. В течение дня — возвращаться к расписанию после каждого изменения, а не только утром.
3. Перед звонком врачу — всегда сначала смотреть его расписание.

Уточнить у клиники: Сколько раз за день клиника ждёт проверки расписания.

Что требует форма: Замечать окна и отмены и предлагать подходящим пациентам более раннее время.

Как сделать на 5:

1. Увидел отмену — сразу открыть лист ожидания (Waiting list) и предложить освободившееся время.
2. Каждое утро разбирать вчерашние пропуски и отмены, обновлять таблицу пропусков и отмен.
3. Не ждать, пока окно «само заполнится».

Уточнить у клиники: Кому из пациентов предлагать окно в первую очередь — правила у клиники нет.

Что требует форма: Вести разговор о записи, переносе, отмене, пока вопрос не решён; не терять предложенное время.

Как сделать на 5:

1. Предложил время — дождаться ответа; нет ответа — напомнить в тот же день.
2. При переносе — не создавать новую запись, оставив старую: сначала посмотреть историю визитов.
3. Записать в комментарий, какое время предложено и кем.

Уточнить у клиники: Письменного порядка переноса у клиники нет.

Что требует форма: Пациент согласился → внёс время в программу → проверил детали → только потом подтверждение пациенту.

Как сделать на 5:

1. Никогда не писать «вы записаны» до того, как запись стоит в программе.
2. Перед подтверждением проговорить запись целиком: врач, дата, время, что за приём.
3. Подтверждения на завтра отправлять всем, неподтверждённым — перезвонить.

Уточнить у клиники: Порядок «сначала в программу — потом пациенту» клиника письменно не давала, форма требует именно его.

Что требует форма: Проверять врача, дату, время, цель, длительность, заметки; не копировать старую длительность.

Как сделать на 5:

1. Длительность брать из списка клиники, а не из прошлой записи.
2. Учитывать особые правила врачей.
3. Цель визита писать конкретно.

Что требует форма: Коротко, актуально, с именем ответственного — чтобы другой сотрудник понял следующий визит.

Как сделать на 5:

1. После консультации записать важное в заметки ресепшена: дата / кто пишет / что важно.
2. Писать так, чтобы понял человек, которого в тот день не было на смене.
3. Удалять устаревшее, не копировать старый комментарий.

Что требует форма: Несколько раз за смену проверять неотвеченные сообщения и незаконченные разговоры.

Как сделать на 5:

1. Утром — все сообщения со вчерашнего дня, ни одного без ответа (по чек-листу — отвечать только уже существующим пациентам).
2. Потом — проверять каналы по кругу несколько раз за смену, а не «когда пришло уведомление».
3. Перед уходом — ещё раз: не осталось ли незаконченного.

Что требует форма: Если ресепшен может ответить — отвечать в тот же рабочий день.

Как сделать на 5:

1. Отвечать в тот же день всегда, даже если окончательного ответа ещё нет: «уточняю, вернусь до …».
2. Отвечать подробно, не одним словом.

Уточнить у клиники: Утверждённого клиникой срока ответа (в минутах) нет.

Что требует форма: Понять, что нужен врач; не отвечать за врача; сказать, когда врач будет; довести до ответа.

Как сделать на 5:

1. Фраза пациенту: «Доктор будет доступен в такие-то дни, мы уточним у него и вернёмся с полным ответом».
2. Сомневаешься — лучше спросить врача.
3. Вопросы по ортодонтии — только доктору Нане; в её выходной так и сказать пациенту.
4. Врач не ответил — записать в таблицу задач и вести до ответа.

Что требует форма: В задаче: кто пациент, кто ответственный, суть, что сделать, что дальше, срочность, что сказать пациенту.

Как сделать на 5:

1. Заполнять все колонки таблицы задач: дата, задача, врач, администратор, срочность (срочно / обычно), статус, срок, комментарий.
2. Номер пациента — в начале задачи.
3. Писать, что именно нужно сделать и что потом сообщить пациенту.

Уточнить у клиники: Что в форме называется списком задач — таблица Task Update или раздел в программе Dok32.

Что требует форма: В течение дня проверять задачи, вести до полного решения и следить, чтобы ответ дошёл до пациента.

Как сделать на 5:

1. Утром — задачи со вчера.
2. Днём — проверять открытые задачи несколько раз.
3. Закрывать задачу только когда пациент получил ответ, а не когда «передал врачу».

Что требует форма: Отличать срочное от обычного, правильно передать, не советовать самому, получить указание, записать итог.

Как сделать на 5:

1. Экстренный случай — связаться с врачом напрямую.
2. Слишком срочно, чтобы ждать врача, — к медсестре.
3. Советовать пациенту только то, что сказал врач, и записать, кто что сказал.
4. В задаче ставить срочность «срочно».

Уточнить у клиники: Что клиника считает экстренным случаем. В правилах клиники есть совет по обезболивающим «по указанию доктора Юрия», а форма запрещает советы от себя — граница не прописана.

Что требует форма: Нужный врач знает о приходе пациента; важное передаётся ему напрямую.

Как сделать на 5:

1. Пациент пришёл — сразу отметить «пришёл» в программе.
2. Позвонить в кабинет по внутреннему телефону: «Пациент такой-то пришёл, ожидает».
3. Вызвать медсестру, чтобы забрала пациента.
4. Не считать, что врач «и так видит».

Что требует форма: Корректно связаться с врачом, без лишних звонков, сказать пациенту время ожидания, учесть следующих пациентов.

Как сделать на 5:

1. Перед звонком — посмотреть расписание врача.
2. Один звонок или к медсестре, а не пять звонков подряд.
3. Пациенту — честное время ожидания.
4. Предупредить следующих пациентов, если сдвигается.

Уточнить у клиники: Порядка при опоздании врача нет: сколько ждать, что говорить пациенту, как сдвигать следующих.

Что требует форма: Быстро сообщать об опоздании пациента, конфликте, страховке, отказе подписать документы, утренних отменах, изменениях расписания.

Как сделать на 5:

1. Пациент опаздывает — сразу врачу.
2. Пациент отказывается подписывать согласие на медицинскую базу (NABIDH) — сообщить Диане и доктору Юрию.
3. Отказ дать экстренный контакт — сообщить Диане и Катише.
4. Утренние отмены и изменения расписания — врачу сразу, не в конце дня.

Уточнить у клиники: Полного перечня «что сообщать врачу» у клиники нет — пока брать перечень из самой формы.

Что требует форма: По пациенту — к лечащему врачу; к доктору Юрию (главный врач) — когда нужна общая координация или вопрос с врачами не решён.

Как сделать на 5:

1. Сначала — лечащий врач.
2. К доктору Юрию — только если вопрос не решается или касается нескольких врачей.
3. Блокировать расписание врача — только после сообщения доктора Юрия.

Уточнить у клиники: Подтвердить, что «главный врач» в форме — это доктор Юрий Бесштанов.

Что требует форма: Отправлять план лечения только по поручению врача и ничего в нём не менять.

Как сделать на 5:

1. Отправлять пациенту только то, что дал врач.
2. Подписанные планы лечения и рассрочки загружать в профиль пациента, бумажный экземпляр — в конверт.
3. Вопросы по плану — врачу, не объяснять своими словами.

Уточнить у клиники: Как отправлять план пациенту (канал, формат) и кто даёт команду.

Что требует форма: Передать дальнейшую работу по плану лечения в отдел продаж и убедиться, что передача состоялась.

Как сделать на 5:

1. Передать — и получить подтверждение, что продажи взяли пациента.
2. Новый пациент по телефону — переводить в отдел продаж.
3. Вечером — отчёт по продажам за день в WhatsApp.

Уточнить у клиники: Как подтверждается передача в продажи (таблица, сообщение) и кто в продажах её принимает.

Что требует форма: Напомнить врачу, создать или обновить задачу, передать в продажи, когда план готов.

Как сделать на 5:

1. Плана нет — напомнить врачу и завести задачу в таблице.
2. В 13:00 — проверять таблицы планов лечения (ежемесячный мониторинг).
3. План готов — сразу в продажи.

Уточнить у клиники: Письменного правила «план не готов — напомнить врачу, завести задачу» у клиники нет.

Что требует форма: Не менять лечение, сумму, счёт и скидку; споры — обратно врачу.

Как сделать на 5:

1. Сумма — только из счёта врача.
2. Пациент спорит или просит скидку — к врачу, не решать самому.

Уточнить у клиники: Текста политики скидок нет.

Что требует форма: Если счёта нет — спросить врача, нужна ли оплата, прежде чем отпустить пациента.

Как сделать на 5:

1. Нет счёта — не отпускать молча: спросить врача.
2. Без счёта деньги не брать.

Уточнить у клиники: Письменного правила клиники нет.

Что требует форма: Проверять план оплаты, график, историю счетов, последний и следующий платёж, просрочку, остаток.

Как сделать на 5:

1. Перед визитом ортодонтического пациента — посмотреть таблицу элайнеров: сколько оплачено, какой остаток.
2. На фиксацию приглашать, когда оплачено 2 платежа, а 3-й — в день фиксации.
3. Оплату для начала лечения — с пометкой счёта и в таблицу элайнеров.

Уточнить у клиники: Графики платежей (Accounts schedule) не получены; оплата сейчас ссылкой или только реквизитами — в правилах клиники есть оба варианта.

Что требует форма: Проверять, нужен ли отдельный счёт за гигиену, лечение, хирургию и другое дополнительное лечение.

Как сделать на 5:

1. Пациент сделал два вида лечения — проверить, есть ли счёт за каждое.
2. Стоимость гигиены называть только по актуальному прайсу клиники.

Уточнить у клиники: Когда параллельное лечение требует отдельного счёта — правила нет.

Что требует форма: Не верить заметке «оплачено» — смотреть реальные записи и выяснить расхождения до ухода пациента.

Как сделать на 5:

1. Перед уходом пациента — открыть его счета и баланс в программе.
2. В 18:00 — проверить остатки, карта и наличные должны сойтись до ухода.

Уточнить у клиники: Как выглядит экран счетов и баланса пациента в Dok32 (нужен снимок экрана).

Что требует форма: Данные страховки полные, актуальные и совпадают с документами — до страхового счёта.

Как сделать на 5:

1. Каждый раз проверять, действует ли страховка, в системе JET.
2. Новый пациент — полное имя, Emirates ID, номер страхователя.
3. Покрытие пациенту не обещать, пока не проверено.

Уточнить у клиники: Список обязательных страховых полей в Dok32.

Что требует форма: Не гадать; обращаться к страховому координатору, дать документы, довести до исправления профиля.

Как сделать на 5:

1. Чего-то не хватает — не угадывать, а спросить страхового координатора.
2. Передать документы и проверить, что профиль исправили.

Уточнить у клиники: Кто страховой координатор (имя, как связаться). Апрувалы приходят от «Вэна» — он ли это, не подтверждено.

Что требует форма: Прикреплять одобрение в документы нужного пациента и проверять, что файл открывается.

Как сделать на 5:

1. Получил одобрение — сразу прикрепить в профиль пациента, туда же, где Emirates ID и планы оплат.
2. Открыть файл и убедиться, что он открывается.

Что требует форма: Не одобрять и не отказывать самому; пройти цепочку согласования до подтверждения записи.

Как сделать на 5:

1. Пациент просит бесплатно или особые условия — не решать самому, передать на согласование.
2. Записывать только после согласования.

Уточнить у клиники: Кто и в каком порядке согласовывает бесплатное лечение и списания.

Что требует форма: Не рассказывать, кто внутри согласовывает; не обещать и не отказывать самому; вежливо сказать, что нужно подтверждение.

Как сделать на 5:

1. Фраза пациенту: «Я уточню этот вопрос и вернусь к вам с ответом».
2. Не называть, кто будет решать, и не обещать результат.

Уточнить у клиники: Кого клиника считает VIP и кто согласовывает такие запросы.

Что требует форма: Держать под контролем расписание, переписку, задачи, записи, оплаты, страховки, согласования, передачи; доводить до конца.

Как сделать на 5:

1. Работать по чек-листу открытия смены.
2. Делать 4 ежедневных отчёта к закрытию дня.
3. Принцип клиники: сначала проверить → решить самому, если можно → просить помощи только при необходимости.

Уточнить у клиники: Документ, на котором основана форма — «Ежедневные и общие правила работы ресепшена», — у нас его нет.

1. Можно получить документ «Ежедневные и общие правила работы ресепшена» (Daily & General Work Regulations)? Форма оценки составлена по нему.
2. В форме нет страницы 5 (после 4-й идёт 6-я). Есть ли пропущенная страница?
3. Кто меня будет оценивать, как часто и применяется ли форма на испытательном сроке?
4. Кто страховой координатор и как с ним связаться?
5. Главный врач в форме — это доктор Юрий?
6. Кого считаем VIP и кто согласовывает особые запросы и бесплатное лечение?
7. Что делать, если врач задерживается: сколько ждать и что говорить пациенту?
8. Список задач в форме — это таблица Task Update или раздел в Dok32?
9. Как подтверждать, что пациент передан в отдел продаж?
10. Оплату по рассрочке сейчас отправляем ссылкой или только реквизитами?