Смена ресепшена расписана по часам: с 11:00 — включение техники и первичная переписка, в течение дня — подтверждение записей и таблицы лечения, к вечеру — сверка кассы и 4 обязательных отчёта, которые уходят Ms Elena, Dr Nana и Mr Robert.
| Время | Задача |
|---|---|
| 11:00 | Включить компьютер, открыть и залогиниться во все нужные вкладки: Dok32 (для счетов, сканирования ID и записи на приём), respond.io, музыка, ТВ, мобильный, телефоны/добавочные номера, POS-терминал, iPad — проверить, что всё работает; открыть почту ресепшена; проверить и убрать зону ресепшена, зона ожидания должна быть чистой (при необходимости попросить помощи у клининга) |
| 11:00 | Проверить мелкую кассу (Petty Cash) — сверить остаток и расписаться в журнале учёта |
| 11:00 | Перезвонить по всем пропущенным звонкам |
| 11:00 | Ответить в respond.io и на письма |
| 11:00 | Позвонить пациентам, которые ещё не подтвердили визит на сегодня |
| 12:00 | Начать подтверждение записей на приём; если пациент не отвечает — отправить сообщение с подтверждением |
| 13:00 | Проверить и при необходимости досогласовать таблицы плана лечения (ежемесячный мониторинг) — по указанию врача |
| 17:00 | Обновить таблицу из respond.io, месячную таблицу, доход по пациентам, подготовить SALES-отчёты |
| 18:00 | Проверить, нет ли непогашенного остатка; карта и наличные должны быть сверены до ухода, сообщить об этом открывающей смене |
| № | Отчёт |
|---|---|
| 1 | DSR (Daily Sales Report — ежедневный отчёт по продажам) |
| 2 | Доход врачей и количество пациентов по каждому врачу (Doctors Income & Numbers of Patients per Doctor) |
| 3 | Сводка по сборам (Collection Summary) |
| 4 | Ежемесячные запросы/обращения (Monthly Inquiries) |
Получатель — Ms Elena, в копии Dr Nana и Mr Robert.