28. Самоучитель для Вадима: разбор твоих ответов пациентам

Для кого: для тебя, Вадим. Здесь собраны твои реальные ответы пациентам в WhatsApp, сравнены с ответами Олеси в тех же ситуациях и с тем, что требуют документы клиники Zenon. Это не разбор «ты плохой администратор» — это учебник по конкретным привычкам, которые стоит поменять.

Как пользоваться этим самоучителем

  1. Один урок в день, не больше двух. Уроки идут от самой частой твоей ошибки к более редкой — начни с первого.
  2. В каждом уроке сначала читаешь свои реальные реплики, потом — что говорит документ клиники, потом — как это же сделала Олеся (если у неё есть такой пример).
  3. В конце каждого урока есть упражнение: сначала попробуй переписать реплику сам, своими словами, и только потом открой блок «Показать образец» — не наоборот.
  4. В самом конце — короткий чек-лист «10 вопросов себе перед отправкой» и мини-тест на 14 вопросов. Открывай тест, когда пройдёшь все уроки.

Урок 1. Слова-провокаторы: «нет», «но», «не получится», «проблема»

Что ты делаешь

1.2 — «Нет, к сожалению, у доктора следующая запись...»
23.4 — «В этот день нет, к сожалению.»
68.2 — «Не проблема. Есть слоты в тот же день на 17:00 и 18:00.»

Это только 3 примера. Всего таких слов в твоих ответах найдено 13: слово «нет» — 5 раз, «но» — 4 раза, «не получится» — 2 раза, «проблема» — 1 раз, «у доктора нет приёма в этот день» — 2 раза. У Олеси такое слово встретилось только 1 раз из 25 её сообщений.

Что при этом чувствует пациент и что теряет клиника

Слово «нет» звучит как закрытая дверь, даже если через секунду ты предлагаешь другое время. Пациент слышит отказ раньше, чем решение. Это влияет на то, останется ли человек пациентом клиники дальше — а не только на этот один разговор.

Что требует клиника

Документ «Слова-провокаторы» — это таблица «слово-провокатор → чем заменить». Дословно, пункт 2 (слова «Нет», «Нельзя», «Не получится», «Это невозможно», «Но»):

«1. «Я могу предложить Вам следующее…» 2. Можно (сделать иначе), («Нужно, чтобы было оформлено так-то/ Можно оформить по-другому») 3. «Давайте посмотрим, что можно сделать/ Получится, если…» 4. «Мы вместе подумаем, как поступить, и что можно сделать» 5. «Тем не менее/ Вместе с тем/ С другой стороны, наилучший вариант – это/ При этом» и т.д.»

Пункт 4 того же документа (слово «Проблема»): «Я занимаюсь Вашим вопросом…», «Этот вопрос…», «Мы с Вами заинтересованы в том, чтобы найти решение…».

Своими словами: клиника просит вообще не произносить слово-запрет, а сразу говорить фразу-замену. Не «нет, свободного времени нет», а «я могу предложить вам такое-то время». Смысл ответа не меняется — меняется только то, как он звучит для человека на другом конце переписки.

Как это делает Олеся

Здесь честно: Олеся тоже не идеальна — в реплике 92.2 у неё есть фраза «Без проблем», где встречается слово-провокатор «проблема». Но у неё это 1 случай из 25 сообщений, у тебя — 13 случаев. Разница не в том, что Олеся никогда не ошибается, а в том, что у тебя это происходит намного чаще.

Что держать в голове

Мысленный вопрос перед отправкой: «Есть ли в моём тексте слова „нет", „но", „не получится", „проблема" или „у доктора нет приёма"?»

Формула замены: вместо отказа — сразу «Я могу предложить Вам…» + конкретный вариант.

Упражнение

Твоя реальная реплика 23.4: «В этот день нет, к сожалению.»

Перепиши её сам без слов-провокаторов, с одним конкретным предложением взамен. Запиши свой вариант, потом сверься с образцом.

Показать образец

«В этот день утро уже занято. Могу предложить Вам [дата] в [время] или [время]. Как Вам удобнее?»

Урок 2. «Элайнеры пришли» — без предложения профессиональной гигиены

Что ты делаешь

16.1 — «Доброе утро, Елена! / Меня зовут Вадим, я администратор клиники Zenon. / Рады сообщить, что пришли Ваши элайнеры, в связи с чем приглашаем Вас на процедуру установки. / Ближайший слот есть у д-ра Рами на завтра в 19:00. Подтверждаем запись?»
Такие же сообщения (без предложения гигиены) — в репликах 9.2, 23.1, 35.2, 45.3 и ещё нескольких, всего 10 раз.

Что при этом чувствует пациент и что теряет клиника

Пациент не видит проблемы — сообщение написано аккуратно, время предложено. Но клиника теряет допродажу каждый раз: пациенту, который носит элайнеры, нужно предложить профессиональную гигиену, а её просто не предлагают. Это не мелочь и не «на усмотрение администратора» — это отдельный, специально подготовленный шаг в готовом тексте клиники.

Что требует клиника

Документ «Scripts for Reception» (готовые тексты для ресепшена), пункт 1 «Запись на фиксацию», дословно, вторым и третьим сообщением сразу за первым:

«Перед началом лечения доктор Нана/Ляна рекомендует провести профессиональную гигиену: при носке элайнеров слюна становится более вязкой, естественное очищение ухудшается, повышается риск воспаления десны и образования камня — а это может мешать правильному перемещению зубов.»

«Стоимость профессиональной гигиены назовёт администратор по актуальному прайсу клиники.»

Своими словами: когда пишешь пациенту, что элайнеры пришли, это не одно сообщение, а три подряд — про элайнеры, про то, зачем нужна гигиена (именно из-за элайнеров портится самоочищение зубов), и про запись на гигиену. Пропускать второе и третье сообщение — то же самое, что не предложить готовую услугу, которая нужна пациенту перед фиксацией.

Как это делает Олеся

В базе переписки нет ни одного такого уведомления от Олеси — сравнить с её примером здесь нельзя, честно об этом говорим.

Что держать в голове

Мысленный вопрос перед отправкой: «Если я пишу про приход элайнеров — предложил(а) ли я профессиональную гигиену?»

Упражнение

Твоё сообщение 16.1: «Рады сообщить, что пришли Ваши элайнеры, в связи с чем приглашаем Вас на процедуру установки. Ближайший слот есть у д-ра Рами на завтра в 19:00. Подтверждаем запись?»

Допиши к нему два следующих сообщения — про гигиену и про запись на неё, своими словами по смыслу шаблона.

Показать образец

Сообщение 2: «Перед фиксацией доктор Рами рекомендует профессиональную гигиену: при ношении элайнеров зубы хуже очищаются естественным образом, и может появиться воспаление десны или зубной камень.»

Сообщение 3: «Стоимость профессиональной гигиены назовёт администратор по актуальному прайсу клиники. Подобрать Вам время на гигиену и фиксацию в один день?»

Урок 3. Диалог обрывается одним словом: «Запись подтверждена.»

Что ты делаешь

44.1 — «Запись подтверждена.»
50.4, 58.3, 33.2 — то же самое, слово в слово.
6.2 — «Запись перенесена.»

Что при этом чувствует пациент и что теряет клиника

После такого сообщения разговор просто останавливается. Пациент не видит подтверждения даты, времени и врача в одном месте — приходится листать переписку назад, чтобы вспомнить, на что именно он записан. Тёплого прощания тоже нет, разговор выглядит формальным.

Что требует клиника

Памятка для ресепшиониста по ведению переписки с пациентами, пункт 2 «Основной текст ответа»: «Избегаем односложных ответов (ДА/НЕТ, «ок», ответ реакцией без текста).» И документ «Слова-провокаторы», пункт 14 (замена фразе «Эмм, это все, до свидания»):

«Остались ли у Вас еще какие-то вопросы?» «Вы записаны на …, такого-то числа, в такое-то время, Ваш доктор …, стоимость приема, подготовка, что с собой взять»

Своими словами: последнее сообщение о записи — это не факт «записано», а полный итог: какого числа, во сколько, к какому врачу, что нужно взять с собой, и вопрос про оставшиеся вопросы. «Запись подтверждена.» — это односложный ответ, даже если в нём три слова.

Как это делает Олеся

Реплика 90.6: «Записали [имя] и [имя] на 3 октября к доктору Юрию с 13:00, а вас и [имя] – на 10 октября к доктору Вере с 14:30. / За день до визита вам напомним. / Хорошего дня!»

Что держать в голове

Мысленный вопрос перед отправкой: «Написал(а) ли я дату, время и врача, а не одно слово?»

Формула: «Записали Вас на [день], [дата] в [время] к д-ру [врач]. За день до визита пришлём напоминание. Хорошего дня!»

Упражнение

Твоя реплика 44.1: «Запись подтверждена.»

Показать образец

«Записали Вас на пятницу, 25 сентября, в 20:00, к д-ру [врач]. За день до визита пришлём напоминание. Остались ли у Вас вопросы? Хорошего дня!»

Урок 4. Один слот вместо двух вариантов — переписка идёт кругами

Что ты делаешь

Запись 23: с 23.1 по 23.9 — 9 реплик до того, как запись состоялась, потому что каждый раз предлагался только один вариант времени.
Запись 47: 47.2 → 47.3 → 47.4 — 3 круга, дата и время менялись по одному разу за сообщение.
1.4 — «Понимаем Вас. Планы могут меняться в любой момент. Когда бы Вам было удобно перенести запись?» — открытый вопрос вместо конкретных вариантов.

Что при этом чувствует пациент и что теряет клиника

Каждый лишний круг переписки — это время, которое пациент мог бы не тратить, если бы сразу получил выбор. Пока идут круги, слот, который был свободен вначале, иногда просто занимает кто-то другой (подробный пример — урок 6). Для сравнения, когда ты сам сразу давал два варианта (реплика 2.1: «Предлагаем Вам следующий вторник на 17:00 или 18:00»), запись закрылась с первого сообщения.

Что требует клиника

Документ «Онбординг продаж Zenon», строка 189, таблица про запись пациентов:

«Запись предлагать двумя конкретными вариантами времени, а не открытым вопросом „когда вам удобно"».

Документ «Слова-провокаторы», пункт 12, готовая замена фразам «Доктор не принимает по вечерам» / «У доктора нет приёма в этот день»: «Вам удобнее утром или во второй половине дня?»

Своими словами: если пациент не назвал время сам, твоё предложение всегда должно содержать два конкретных варианта, а не вопрос «когда вам удобно». Если оба варианта не подошли — не спрашивай снова открытым вопросом, дай выбор из двух категорий времени: «утром или во второй половине дня».

Как это делает Олеся

Здесь у Олеси та же ошибка, что и у тебя в 1.4: в реплике 89.3 она тоже спросила открытым вопросом «А в целом во вторник вам было бы удобно? Примерно в какое время?» — это тоже нарушение того же правила. То есть тема одна и та же, а сильнее в этом конкретном случае был именно ты (реплика 9.3 — «Вам удобнее утром, днем или вечером?»).

Что держать в голове

Мысленный вопрос перед отправкой: «Я дал два конкретных варианта времени или спросил „когда вам удобно"?»

Упражнение

Твоя реплика 1.4: «Понимаем Вас. Планы могут меняться в любой момент. Когда бы Вам было удобно перенести запись?»

Показать образец

«Понимаем Вас, планы меняются. Могу предложить перенести запись на [день, время 1] или на [день, время 2]. Какой вариант удобнее?»

Урок 5. Пропущено: «Остались ли у Вас вопросы?»

Что ты делаешь

Ты участвуешь в 89 диалогах из 98. Вопрос «Остались ли у Вас вопросы?» — или что-то похожее по смыслу — не встречается ни в одном твоём сообщении.

Что при этом чувствует пациент и что теряет клиника

Пациент может держать в голове ещё один вопрос и постесняться написать его первым, если разговор уже выглядит завершённым. Тогда этот вопрос либо не будет задан вообще, либо превратится в отдельное новое обращение — а значит, для пациента разговор был не полностью закрыт, хотя администратор считал иначе.

Что требует клиника

Памятка для ресепшиониста по ведению переписки с пациентами, пункт 4 «Завершение разговора»:

«Всегда уточняем, остались ли вопросы: «Подскажите, остались ли у вас вопросы? Могу ли я ещё чем-то вам помочь сегодня? 🙏»»

Документ Message Template повторяет то же самое слово в слово и добавляет: «ОБЯЗАТЕЛЬНО в конце разговора уточнить остались ли у пациента какие-то дополнительные вопросы».

Своими словами: это требование продублировано в двух разных документах клиники — значит, оно не мелочь и не «на усмотрение». Последнее сообщение в разговоре почти всегда должно содержать этот вопрос.

Как это делает Олеся

У Олеси этот вопрос есть 2 раза из 25 её сообщений — реплики 97.1 и 98.1: «Если у вас остались какие-либо вопросы, буду рада помочь.» Это не идеальный результат (2 из 25), но у тебя — 0 из значительно большего числа диалогов.

Что держать в голове

Мысленный вопрос перед отправкой: «Это моё последнее сообщение в разговоре? Спросил(а) ли я, остались ли у пациента вопросы?»

Упражнение

Твоя реплика 56.1 заканчивается словами: «...Ваш запрос на получение одобрения у страховой на лечение также принят и на данный момент находится в обработке.»

Допиши к этому сообщению завершающую фразу с вопросом про оставшиеся вопросы.

Показать образец

«...Ваш запрос на получение одобрения у страховой на лечение также принят и на данный момент находится в обработке. Подскажите, остались ли у Вас вопросы? Хорошего дня!»

Урок 6. Не объяснил, почему подтвердить нужно сейчас — слот потерян

Что ты делаешь

23.2 — «Был только слот на 19:00. На данный момент, его уже заняли» (после того как пациент не ответил сразу).
39.2 — «к сожалению этот слот уже заняли».
50.2 — «данный слот был занят незадолго до Вашего подтверждения».

Это три отдельных диалога, в которых слот, который ты предложил, кто-то другой занял, пока пациент думал.

Что при этом чувствует пациент и что теряет клиника

Пациент, который уже почти согласился, получает сообщение «слот заняли» — и это выглядит как отказ уже после того, как он был готов записаться. Для клиники это прямая потеря: пациент, который хотел прийти, теперь может не записаться вообще или уйти к другому времени с задержкой. Причина в том, что в первом сообщении не было объяснено, почему нужно ответить быстро.

Что требует клиника

Документ «Скрипты продаж Zenon», раздел про возражение «Нет времени»:

«Давайте всё же забронируем время сейчас, чтобы место было за вами — если график изменится, вы всегда можете нам позвонить и перенести.»

Своими словами: когда предлагаешь время, особенно если оно одно из немногих оставшихся, сразу скажи, что оно закрепится за пациентом после подтверждения. Это не давление и не угроза — это честное объяснение, зачем отвечать быстро.

Как это делает Олеся

Реплика 18.2 (на английском): «Slots are limited for the upcoming Tuesday... At the moment, we have only one availability with the doctor at 10:30. Please confirm the patient's name and whether this time would be suitable for you, so I can secure the appointment.» Пациент ответил сразу: «Okay, can you please book us» — запись закрылась за один круг переписки, потому что было понятно: не ответишь сейчас — время не закрепится.

Что держать в голове

Мысленный вопрос перед отправкой: «Написал(а) ли я, почему стоит ответить сейчас — мало мест или время закрепится за пациентом?»

Упражнение

Твоя реальная реплика 90.2: «Я могу предложить Вам субботу [дата] октября в 10:00 у д-ра Юрия и д-ра Веры. Если согласны, подскажите имена пациентов, кому нужно сделать чистку. Благодарим!»

Добавь фразу о том, что время нужно закрепить сейчас.

Показать образец

«Я могу предложить Вам субботу [дата] октября в 10:00 у д-ра Юрия и д-ра Веры — это ближайшее время, когда они свободны параллельно. Подскажите, пожалуйста, имена пациентов, и я сразу закреплю время за Вами.»

Урок 7. Следующий шаг оставлен пациенту

Что ты делаешь

36.1 — «Услышали Вас. Будем ждать от Вас сообщения, когда вернетесь. Всего Вам хорошего!»
3.1 — «...будем ждать от Вас информацию о дальнейшей записи».
54.3 — после того как врач ответил на вопрос про стоимость диагностики, разговор просто заканчивается фразой «Доктор сказал, что не входит», без предложения записаться.

Что при этом чувствует пациент и что теряет клиника

Когда следующий шаг — за пациентом, часть пациентов просто забывает написать снова, и запись не происходит вообще. Для клиники это потерянный пациент, который формально «не отказался», но и не пришёл.

Что требует клиника

Документ «Тренинг по продажам Zenon», страница 55:

«В конце диалога важно назначить следующий шаг, чтобы клиент не потерялся.»

Своими словами: не заканчивай разговор фразой «напишите нам», когда есть возможность самому уточнить дату и предложить время. Инициатива следующего сообщения должна оставаться у администратора, а не у пациента.

Как это делает Олеся

Реплика 96.1 (та же ситуация — пациентка далеко от Дубая): «Скажите, пожалуйста, планируете ли вы приехать в Дубай и посетить нашу клинику лично? Если да, то в какие даты ориентировочно?» — вопрос задаёт она, а не ждёт, пока пациентка сама напишет.

Что держать в голове

Мысленный вопрос перед отправкой: «Кто должен написать следующим — я или пациент? Если пациент — переделай сообщение так, чтобы вопрос задавал ты.»

Упражнение

Твоя реплика 36.1: «Услышали Вас. Будем ждать от Вас сообщения, когда вернетесь. Всего Вам хорошего!»

Показать образец

«Услышали Вас. Подскажите, пожалуйста, примерно в какие даты Вы планируете вернуться в Дубай? Давайте сразу поставим предварительную запись — её легко перенести, а время будет за Вами.»

Урок 8. «Скоро вернёмся с ответом» — без срока

Что ты делаешь

87.4 — «Очень скоро вернемся к Вам с обратной связью! Благодарим Вас.» → пациентка ответила: «Мне не информация нужна, а ретейнеры».
51.1 — «Передал Ваш запрос Вашему лечащему врачу. Ждем обратной связи от него...» → через 7 часов пациент спросил: «Удалось уточнить?»

Что при этом чувствует пациент и что теряет клиника

Слово «скоро» ничего не значит для пациента — час, день или неделя. Пациент вынужден сам напоминать о себе, а это выглядит так, будто про него забыли. Для клиники это лишний круг переписки и раздражённый пациент.

Что требует клиника

Памятка для ресепшиониста по ведению переписки с пациентами, пункт 3 «Если доктор отсутствует» (правило распространяется на любую ситуацию, где нужно уточнить у врача и вернуться с ответом):

«Доктор [Имя доктора] будет доступен в следующие дни: [дни/время]. Мы можем уточнить у него детали и вернуться к вам с полным ответом в его ближайший рабочий день.»

Чек-лист ресепшена, пункт 11 (проверка сообщений в начале смены): «Проверить все сообщения в WhatsApp начиная со вчерашнего дня и ответить..., убедиться, что ни одно сообщение не осталось без ответа.»

Своими словами: вместо «скоро» всегда называй точку во времени — конкретный час сегодня или конкретный день. Это не только вежливость, это ещё и способ не забыть самому проверить, ответил ли ты пациенту к обещанному сроку.

Как это делает Олеся

В 25 сообщениях Олеси такого обещания без срока не встретилось — сравнить с её примером здесь нельзя, но и повторять эту ошибку в её ответах не за что.

Зато твой же собственный лучший пример на эту тему — реплика 87.5, написанная позже в том же диалоге: «Связались с лабораторией и уточнили информацию по вашим капам. Обычно изготовление занимает 1-2 дня, однако иногда возможны небольшие задержки. Приносим извинения за сложившуюся ситуацию. Со своей стороны мы запросили срочную доставку...» Здесь уже есть и конкретика, и извинение, и действие.

Что держать в голове

Мысленный вопрос перед отправкой: «Если я обещаю вернуться с ответом — назвал(а) ли я срок (сегодня до 18:00, завтра утром и т.п.)?»

Упражнение

Твоя реплика 51.1: «Передал Ваш запрос Вашему лечащему врачу. Ждем обратной связи от него...»

Показать образец

«Передал Ваш запрос лечащему врачу, уточню и вернусь к Вам с ответом сегодня до 18:00.»

Урок 9. Сначала расписание, а не человек

Что ты делаешь

36.1 — на сообщение пациентки о том, что она за границей, ты сразу переходишь к «Услышали Вас. Будем ждать...», без единого слова про саму ситуацию пациентки.
3.1 — похожая ситуация, тот же порядок: сразу про запись, ничего про человека.

Что при этом чувствует пациент и что теряет клиника

Когда первая же строчка ответа — это расписание, разговор ощущается как работа с номером в очереди, а не с человеком. Пациенту важно почувствовать, что его услышали, прежде чем ему начнут предлагать даты.

Что требует клиника

Документ «Скрипты продаж Zenon», общий принцип: «Сначала подтвердить обеспокоенность пациента (признать его чувство), только потом — предложить спокойное, уверенное решение. Никогда не переходить к решению, минуя признание чувства пациента.»

Своими словами: перед тем как называть дату или время, скажи одну фразу именно про пациента — про то, что он сказал или почувствовал. Только после этого — расписание.

Как это делает Олеся

93.2 (пациент заболел): «Желаем вам скорейшего выздоровления 🙏» — и только после этого предлагает новые даты.
92.0 («когда нам прийти?»): «Спасибо, что написали.» — и только после этого дата.
91.4 (спор об оплате): «Мы перепроверили информацию по системе и подтверждаем...» — сначала признание факта, потом остальное.

Что держать в голове

Мысленный вопрос перед отправкой: «Первая фраза после приветствия — про пациента (сочувствие, благодарность, признание), или сразу про расписание?»

Упражнение

Твоя реплика 6.1: «Спасибо, что исправили. Все верно, речь о 23-го сентября. На следующей неделе можем перенести запись на понедельник в 17:30. Подтверждаем запись?» (пациентка написала, что заболела)

Показать образец

«Спасибо, что исправили, и желаем Вам скорейшего выздоровления! На следующей неделе можем перенести запись на понедельник в 17:30. Подтверждаем?»

Урок 10. При жалобе — сразу правило клиники, а не факт и сожаление

Что ты делаешь

23.6 — на недовольство пациентки сроком: «Мы всегда записываем наших пациентов на фиксацию элайнеров по факту их прибытия в клинику. Ваши элайнеры оказались у нас лишь сегодня утром.»
60.2-60.3 — похожая ситуация, тот же порядок: объяснение правила без признания и без сожаления.

Что при этом чувствует пациент и что теряет клиника

Когда пациент недоволен, а в ответ слышит объяснение внутреннего правила клиники, это звучит как «вы неправы, мы всё делаем правильно» — даже если по факту это действительно так. Пациент хочет сначала услышать, что его услышали и что клинике жаль, что так вышло, а уже потом — почему так произошло.

Что требует клиника

Документ «Тренинг по продажам Zenon», страница 64, пункт 3: «Искренне извиниться... или выразить сожаление.» Документ «Тренинг менеджера Zenon», блок 7: «признать это прямо и быстро».

Своими словами: порядок ответа на жалобу такой — сначала сожаление или признание факта, потом объяснение (если оно нужно), потом решение. Объяснение правила клиники не должно идти первым словом.

Как это делает Олеся

91.4 (спор о том, был ли инвойс): «Мы перепроверили информацию по системе и подтверждаем, что вами была проведена оплата за активацию и за металлические ретейнеры...» — она сначала перепроверила и признала факт в пользу пациентки, а не стала объяснять правило.

Твой собственный лучший пример на эту же тему — реплика 87.5: «Приносим извинения за сложившуюся ситуацию. Со своей стороны мы запросили срочную доставку...» — извинение плюс действие. Держи этот уровень во всех подобных разговорах.

Что держать в голове

Мысленный вопрос перед отправкой: «Если пациент недоволен — я сначала извинился(ась) или признал(а) факт, или сразу объясняю правило клиники?»

Упражнение

Твоя реплика 23.6: «Мы всегда записываем наших пациентов на фиксацию элайнеров по факту их прибытия в клинику. Ваши элайнеры оказались у нас лишь сегодня утром.»

Показать образец

«Понимаю Ваше недовольство, приносим извинения за задержку. Ваши элайнеры поступили в клинику только сегодня утром, поэтому мы записываем на фиксацию сразу по факту их прибытия. Могу предложить Вам [время] — так Вы не будете ждать дольше.»

Урок 11. Врач отсутствует — не сказано, когда вернётся

Что ты делаешь

28.1 — «Доктор Ляна следующую неделю будет в отпуске.» — без альтернативы и без даты возвращения в этой же реплике.
8.1 — «Доктор Вера находится в декретном отпуске. Доступна запись к доктору Юрию. Подскажите, когда вам будет удобно?» — пациентке пришлось самой спросить: «подскажите когда её отпуск закончится?»

Что при этом чувствует пациент и что теряет клиника

Пациент, который хочет попасть именно к своему врачу, а не к любому свободному, вынужден сам задавать уточняющий вопрос. Это лишний круг переписки и ощущение, что администратор не подумал вперёд.

Что требует клиника

Памятка для ресепшиониста по ведению переписки с пациентами, пункт 3 «Если доктор отсутствует»:

«Если пациент задаёт вопрос, а доктор сейчас в клинике отсутствует, ОБЯЗАТЕЛЬНО сообщаем: «Доктор [Имя доктора] будет доступен в следующие дни: [дни/время]. Мы можем уточнить у него детали и вернуться к вам с полным ответом в его ближайший рабочий день.»»

Своими словами: слово «ОБЯЗАТЕЛЬНО» в документе клиники написано заглавными буквами не случайно — это не пожелание, а требование называть дату возвращения врача в том же сообщении, где сказано, что его сейчас нет.

Как это делает Олеся

Здесь важно признать честно: сам Вадим в другой ситуации сделал это лучше самой Олеси. Реплика 57.2 (лучший твой ответ по этой теме): «Ваши снимки находятся в распоряжении д-ра Тихона. На данный момент он закончил свой рабочий день и вернется в субботу 26-го сентября. В этот день мы сможем передать ему Ваш запрос и перенаправить Вам снимок.» Здесь названы и день возвращения, и что будет сделано в этот день. Держи такой уровень всегда, а не только иногда.

Что держать в голове

Мысленный вопрос перед отправкой: «Написал(а) ли я, когда врач снова будет принимать?»

Упражнение

Твоя реплика 28.1: «Доктор Ляна следующую неделю будет в отпуске.»

Показать образец

«Доктор Ляна следующую неделю будет в отпуске, вернётся к приёму [дата]. Можем записать Вас на [дата, время] к ней, либо на более раннее время к другому врачу — как Вам удобнее?»

Урок 12. Цена — сухая цифра без объяснения

Что ты делаешь

8.3 — «Ближайший слот на чистку доступен у д-ра Веры в субботу 26-го сентября в 10:00. Стоимость процедуры – [сумма]. Желаете ли сделать запись на это время?» → следующим сообщением пациентка спросила: «Почему у вас так выросли цены?»

Что при этом чувствует пациент и что теряет клиника

Цена, названная без объяснения, воспринимается как просто цифра, и первая реакция на цифру — сравнить её с тем, что помнишь или ожидаешь, а не с тем, что входит в процедуру. Отсюда и вопрос про «выросшие цены» — пациентке не объяснили, что стоит за этой суммой.

Что требует клиника

Документ «Онбординг продаж Zenon», строка 188, таблица про общение с пациентом по стоимости:

«На вопрос „сколько стоит?" не называть сухую цифру — сначала 1-2 уточняющих вопроса, потом обосновать цену, потом назвать диапазон.»

Своими словами: прежде чем назвать сумму, скажи, какой врач проводит процедуру и что в неё входит. Цена идёт последней, как логичное продолжение объяснения, а не первой строкой.

Как это делает Олеся

Реплика 96.1: «Я бы рекомендовала записаться на консультацию к нашему ортопеду, доктору Михаилу. Он занимается данным направлением лечения в нашей клинике. Стоимость консультации – [сумма]. Доктор Михаил ведёт приём по вторникам, средам и четвергам.» Сначала врач и почему именно он, потом цена, потом дни приёма — и только после этого вопрос пациентке.

Что держать в голове

Мысленный вопрос перед отправкой: «Перед тем как назвать цену — объяснил(а) ли я, какой врач и что входит в процедуру?»

Упражнение

Твоя реплика 8.3: «Ближайший слот на чистку доступен у д-ра Веры в субботу 26-го сентября в 10:00. Стоимость процедуры – [сумма]. Желаете ли сделать запись на это время?»

Показать образец

«Чистку у нас проводит д-р Вера, в стоимость входит полная профессиональная гигиена и осмотр. Стоимость — [сумма по актуальному прайсу]. Ближайшее время — суббота, 26 сентября, в 10:00. Записать Вас?»

Урок 13. Пропущенный приём — без вопроса «как дела, всё в порядке?»

Что ты делаешь

43.1 — «Доброе утро, [имя]. Меня зовут Вадим. Ничего страшного. Есть возможность перенести запись на сегодня в 14:00, 15:30 или 18:00.»

Что при этом чувствует пациент и что теряет клиника

Пропущенный приём иногда связан с чем-то серьёзным — болезнью, форс-мажором, а не просто забывчивостью. Когда сообщение сразу переходит к новому времени, пациенту не дают возможности объяснить, что случилось, и это может выглядеть равнодушно, даже если по факту ты отреагировал быстро (в этом примере — за 1 минуту).

Что требует клиника

Документ «Scripts for Reception», пункт 6 «Пациент пропустил или отменил приём», дословно:

«Добрый день, [Имя]! 🌸 Как ваши дела? Мы заметили, что вчера вы не смогли прийти на приём к доктору [Имя врача]. Всё ли в порядке? Подскажите, будет ли вам удобно перенести визит на (предлагаем дату и время)? Будем рады подобрать для вас удобное время! 🤗»

Своими словами: перед тем как предложить новое время, сначала спроси, всё ли в порядке. Это не формальность — это даёт пациенту шанс объяснить причину и почувствовать, что о нём беспокоятся, а не просто фиксируют пропуск.

Как это делает Олеся

В базе переписки нет примера от Олеси именно на эту ситуацию — сравнить не с чем. Зато у тебя же самого есть хорошая сторона этого ответа: ты отреагировал очень быстро (1 минута) и сразу дал три конкретных варианта времени — этого держись.

Что держать в голове

Мысленный вопрос перед отправкой: «Пациент пропустил приём — спросил(а) ли я сначала, всё ли в порядке?»

Упражнение

Твоя реплика 43.1: «Доброе утро, [имя]. Меня зовут Вадим. Ничего страшного. Есть возможность перенести запись на сегодня в 14:00, 15:30 или 18:00.»

Показать образец

«Доброе утро, [имя]! Меня зовут Вадим. Как Ваши дела, всё ли в порядке? Заметили, что вчера Вы не смогли прийти на приём. Можем перенести на сегодня в 14:00, 15:30 или 18:00 — как Вам удобнее?»

Урок 14. Напоминание про оплату — забыл попросить прислать чек

Что ты делаешь

17.1 — «Добрый день, Юлия! / Хотели напомнить, что подошло время очередного платежа по рассрочке. Сумма к оплате — по графику пациента. / Подскажите, пожалуйста, как вам будет удобнее произвести оплату — по платежной ссылке или банковским переводом?»
64.2 — отправлены банковские реквизиты и сумма к оплате, без просьбы прислать подтверждение оплаты.

Что при этом чувствует пациент и что теряет клиника

Без просьбы прислать чек клинике придётся отдельно проверять, поступили ли деньги, а пациент может решить, что раз его не попросили ничего присылать — значит, ничего присылать не нужно. Это лишняя работа для администратора и риск путаницы с оплатами.

Что требует клиника

Документ «Scripts for Reception», пункты 4 и 5 «Оплата по рассрочке» (и через платёжную ссылку, и банковским переводом), дословно, одинаковая фраза в обоих пунктах:

«Пожалуйста, после оплаты пришлите фото или скриншот чека — это поможет нам оперативно подтвердить поступление средств.»

Своими словами: любое напоминание об оплате должно заканчиваться просьбой прислать подтверждение — фото или скриншот чека. Это не лишний шаг, а часть готового текста клиники для обоих способов оплаты.

Как это делает Олеся

В её 25 сообщениях примеров напоминания об оплате нет — сравнить с её ответом здесь нельзя.

Что держать в голове

Мысленный вопрос перед отправкой: «Напоминаю про оплату — попросил(а) ли я прислать фото или скриншот чека после оплаты?»

Упражнение

Твоя реплика 17.1: «Хотели напомнить, что подошло время очередного платежа по рассрочке. Сумма к оплате — по графику пациента. Подскажите, пожалуйста, как вам будет удобнее произвести оплату — по платежной ссылке или банковским переводом?»

Показать образец

«Хотели напомнить, что подошло время очередного платежа по рассрочке. Сумма к оплате — по графику пациента. Подскажите, как Вам удобнее оплатить — по платёжной ссылке или банковским переводом? После оплаты, пожалуйста, пришлите фото или скриншот чека — так мы сможем сразу подтвердить поступление средств.»

Итог: 10 вопросов себе перед отправкой

Собери эти 10 вопросов в привычку. Не обязательно проговаривать все 10 при каждом сообщении — но перед сложным или спорным разговором пройдись по списку.

  1. В тексте нет слов «нет», «но», «не получится», «проблема» или «у доктора нет приёма» (документ «Слова-провокаторы»).
  2. Если пишу про приход элайнеров — предложил(а) профессиональную гигиену (документ «Scripts for Reception», пункт 1).
  3. Если предлагаю время — два конкретных варианта, а не «когда вам удобно» (документ «Онбординг продаж Zenon», строка 189).
  4. Если слотов мало — написал(а), почему лучше ответить сейчас (документ «Скрипты продаж Zenon», раздел про возражение «Нет времени»).
  5. Последнее сообщение о записи — не одно слово: есть дата, время, врач, что дальше (документ «Слова-провокаторы», пункт 14; Памятка, пункт 2).
  6. В конце разговора спросил(а): «Остались ли у Вас вопросы?» (Памятка, пункт 4; Message Template).
  7. Первая фраза после приветствия — про пациента (сочувствие, благодарность, признание факта), и только потом — про расписание (документ «Скрипты продаж Zenon»).
  8. Если пациент недоволен — сначала извинение или признание факта, а не объяснение правила клиники (документ «Тренинг по продажам Zenon», страница 64).
  9. Если обещаю вернуться с ответом — назвал(а) точный срок, а не «скоро» (Памятка, пункт 3; Чек-лист ресепшена, пункт 11).
  10. Следующий шаг в разговоре — мой, а не «напишите нам, когда решите» (документ «Тренинг по продажам Zenon», страница 55).

Мини-тест на 14 вопросов

Выбери один вариант в каждом вопросе, затем нажми кнопку «Проверить результат» внизу. После нажатия под каждым вопросом появится объяснение правильного ответа.

1. Пациент пишет: «Можно перенести на пятницу?» В этот день у врача уже всё занято. Как лучше ответить?

2. Пришли элайнеры пациента. Что обязательно должно быть в сообщении по шаблону клиники?

3. Запись согласована. Как правильно закрыть разговор?

4. Пациент спрашивает, когда можно записаться, и не называет удобное время. Как предложить слот?

5. Свободных слотов очень мало. Что важно добавить в ответ, чтобы пациент не тянул с решением?

6. Пациент пишет «Ждём вашего ответа». Разговор с твоей стороны выглядит завершённым. Что нужно было спросить перед этим?

7. Пациент пишет, что уезжает и вернётся через месяц, «напишу вам позже». Что делать администратору?

8. Врач ответил на вопрос по лечению, но точного решения проблемы пока нет. Что нужно написать пациенту?

9. Пациентка написала, что заболела и переносит визит. С чего начать ответ?

10. Пациентка недовольна, говорит, что ей не приходил инвойс. Как правильно начать ответ?

11. Врач уходит в отпуск на две недели. Пациент спрашивает про запись. Что обязательно сказать?

12. Пациент спрашивает «сколько стоит чистка?». Как правильно ответить по стандарту клиники?

13. Пациент не пришёл на приём вчера. Какое первое сообщение сегодня правильное?

14. Пациенту напомнили про оплату по рассрочке банковским переводом. Что ещё обязательно нужно попросить?